Condicions legals

Responsable, base jurídica i finalitats del tractament:

T’informem que les dades personals, que volunta riament ens facilites, incloses en aquest full d’inscripcio i totes aquelles que s'obtinguin com a consequ e ncia de la relacio amb nosaltres seran tractades per ESCOLTES CATALANS amb NIF G08983199 i domicili a C/de la Mare de Déu del Pilar, 16 (08003) Barcelona.

Des de ESCOLTES CATALANS tractem les dades personals respectant els principis recollits en la normativa aplicable i en particular el RGPD i la LOPDGDD.

Tractarem les dades incloses al present formulari per la gestió de la teva inscripció com a voluntari o CAP dels nostres agrupaments o a qualsevol de les nostres activitats, cursos i formacions, així com per gestionar la teva relació amb ESCOLTES CATALANS, en base al teu consentiment mitjançant la inscripció del present formulari.

Tractarem les dades sanitàries facilitades únicament per a poder tenir cura i gestionar les teves necessitats alimentàries, d’al·lèrgies o d’altres patologies concretes, i en el cas que sigui necessari, per a poder donar suport al personal sanitari si requereixes d’assistència mèdica durant el desenvolupament de les activitats en les que participis.

De la mateixa manera, podrem tractar les dades per a enviar-te informació sobre les nostres activitats o esdeveniments, així com per a enviar notícies relacionades amb l’escoltisme, a través del nostre Butlletí en base al nostre interès legítim en comunicar-te aquesta informació.

Comunicació de les dades a tercers:

ESCOLTES CATALANS garanteix la confidencialitat de les dades de caràcter personal, no comunicant-les a tercers sense la prèvia autorització dels seus titulars.

No obstant, en virtut de les diferents necessitats i obligacions legals d’ESCOLTES CATALANS, podrem comunicar les dades als següents destinataris:

Proveïdors de serveis

ESCOLTES CATALANS podrà subcontractar diferents serveis amb proveïdors externs que tindran accés a dades de caràcter personal, a títol merament enunciatiu i sense caràcter limitatiu:, consultors, proveïdors de serveis informàtics, de software, cloud o en el núvol i els seus servidors informàtics, i altres proveïdors i professionals, qui tractaran les dades en nom i per compte d’ESCOLTES CATALANS, mitjançant la formalització d’acords d’encàrrec del tractament.

Administració pública i autoritats:

Podrem comunicar les dades personals i qualsevol altre informació que estigui en el nostre poder o que sigui accessible a través dels nostres sistemes i sigui requerida, de conformitat amb les disposicions legals i reglamentàries aplicables al cas per l’Administració pública amb competència en la matèria, així com per les autoritats públiques competents. Tot això per habilitació legal i amb l’única finalitat de complir amb les nostres obligacions i prevenir abusos o activitats fraudulentes.

Fundació Escolta Josep Carol:

Sempre prèvia autorització de la persona interessada, les seves dades podran ser comunicades a Fundació Escolta Josep Carol per a la gestió de diferents serveis i activitats que ho requereixin.

Conservació de les dades:

Les dades personals es conservaran per el temps necessari per atendre a la finalitat per la qual haguessin estat recollides i a les obligacions legals derivades de la mateixa i, en qualsevol cas, acabada la teva relacio amb ESCOLTES CATALANS, per un ma xim de 5 anys.
En el cas de dades econo miques, es conservaran a l’empara del que disposa la Llei 58/2003 General Tributa ria.
Les dades de subscripcio al Butlletí seran conservades fins que la persona subscriptora sol·liciti la cancel·lacio de la subscripcio , la compte de e-mail de la subscripcio . Conservarem les imatges i les gravacions indefinidament o fins que ens comuniquis que vols que les eliminem.

Transferència internacional de dades:

Així mateix, t’informem que les dades personals podran ser allotjades a servidors ubicats a tercers països fora de l’Espai Econòmic Europeu, ja que treballem amb eines al núvol o SaaS com Google Suite, Dropbox, etc. ESCOLTES CATALANS vetlla perquè els països destí de les seves dades personals sempre tinguin un nivell de seguretat equiparable i adequat de protecció i en compliment d’allò estipulat als Arts. 44 i següents del RGPD.

En el cas de transferències internacionals a EEUU, els proveïdors de serveis compliran amb les garanties en matèria de protecció de dades personals exigides per les Clàusules Contractuals Tipus aprovades per la Comissió Europea.

Autorització publicació d’imatges:

Així mateix, podrem tractar la teva imatge o veu durant la teva participació a les nostres activitats, en les que podrem realitzar fotos o vídeos. Marcant la casella autoritzes a ESCOLTES CATALANS a publicar la teva imatge al seu lloc web, al dels seus agrupaments i al de la FUNDACIÓ ESCOLTA JOSEP CAROL, així com als seus perfils de xarxes socials, filmacions, revistes o publicacions d’aquestes entitats o d’aquelles de l'àmbit de l'escoltisme i el guiatge destinades a difusió pública.

Aquesta autorització serà vàlida indefinidament o bé fins que ens puguis indicar el contrari.

Si desitges exercitar els teus drets d’accés, rectificació, supressió i oposició, així com el dret a la portabilitat i a la limitació del tractament, i en el seu cas, revocar el seu consentiment en aquells casos en els que aquesta sigui la base jurídica de legitimació, pot dirigir-se per a: ec@escoltes.org.

També pots dirigir-te al nostre Delegat de Protecció de Dades enviant un correu electrònic a: gerencia@escoltes.org.

Finalment, i en qualsevol supòsit de vulneració del dret a la protecció de dades personals, et pots dirigir a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, www.agpd.es.

Deure de secret:

El fet d’establir una relacio de voluntariat amb nosaltres, t’obliga al compliment de la normativa de protecció de dades que contempla, entre d’altres, el deure del secret respecte aquelles dades de l’entitat, dels seus membres, socis i afiliats, que puguis cone ixer per motiu de la teva tasca. Així com el deure de guardar-les, obligacions que subsistiran despre s de finalitzar la teva relacio amb ESCOLTES CATALANS.

NORMATIVA DE SEGURETAT I POLÍTICA DE PRIVACITAT PERSONES COL·LABORADORES AMB ESCOLTES CATALANS (VOLUNTARIS / CAPS)

ocult fins que tingui el text en un format correcte
I- DEURE DE SECRET

La normativa de protecció de dades preveu la necessitat de complir amb el deure de secret establert quan tractem dades de caràcter personal. Referent això, la persona col·laboradora de ESCOLTES CATALANS està obligada al secret professional respecte d’aquelles informacions i aquelles dades personals a les quals pugui tenir accés amb motiu de la relació amb ESCOLTES CATALANS i al deure de reservar-los i mantenir la seva confidencialitat, obligacions que subsisteixen fins i tot després de finalitzar la teva relació amb ESCOLTES CATALANS.

La vulneració d’aquest deure constitueix una infracció greu segons la normativa aplicable en matèria de protecció de dades. Les sancions que puguin ser imposades a ESCOLTES CATALANS, com a responsable del tractament de les dades, per compte de la vulneració del deure de secret pels col·laboradors, podran ser repercutides als mateixos en el marc d’un procediment judicial.

III.- FUNCIONS I OBLIGACIONS

ESCOLTES CATALANS informa al seu personal i col·laboradors de les funcions i obligacions en matèria de tractament de dades de caràcter personal, així com facilitar les instruccions per a l’ús dels recursos informàtics que posa a la seva disposició, sent d’obligat compliment per part d’aquests. L’incompliment d’aquestes funcions i obligacions implicarà aquelles responsabilitats que s’hagin estipulat per la Junta Directiva de ESCOLTES CATALANS.

Cada Voluntari o CAP serà responsable de coordinar la recollida i la custòdia de la documentació relativa al consentiment pel tractament de dades de caràcter personal i per la cessió dels drets d’imatge dels membres de la seva unitat i que es troben sota la seva responsabilitat, així com de controlar que, si algun dels membres no ha atorgat el seu consentiment exprés i per escrit (en cas de menors de 16 anys, els seus pares i/o tutors legals), aquest no apareixerà a fotografies i/o vídeos presses durant els esdeveniments i/o activitats realitzades per l’agrupament.

Si algun membre no ha lliurat el document signat pels seus pares o tutors legals i/o signat el consentiment o bé no es pogués verificar la seva signatura, es facilitarà de nou el document d’autorització de cessió de drets d’imatges i es procedirà a la seva custòdia i arxiu per part del cap.

Així mateix, el Voluntari o Cap serà el responsable de comunicar a ESCOLTES CATALANS si algun dels infants i/o joves membres de la seva unitat, estan sota circumstàncies especials que requereixin d’un tractament especial en quant a tractament de dades personals i drets d’imatge (ens referim a circumstàncies com infants o joves amb ordres d’allunyament, infants tutelats per l’estat, etc.).

1)- Tractament de la informació

Tractar les dades de caràcter personal d’acord amb el que estableix en la legislació vigent i en la present normativa de seguretat.

Garantir la seguretat de les dades de caràcter personal.

Accedir a les dades de caràcter personal i als sistemes d’informació únicament quan sigui necessari per al desenvolupament de les teves funcions i conforme a les autoritzacions concedides per ESCOLTES CATALANS.

No comunicar a tercers les dades personals a les quals tens accés. La informació obtinguda com a conseqüència de la relació amb ESCOLTES CATALANS és estrictament confidencial.

Identificar el tipus d’informació de qualsevol suport informàtic (cd’s, usb’s, ordinadors, tablets...) que contingui dades de caràcter personal, inventariar-lo i emmagatzemar-lo acord amb el procediment establert a l’efecte.

Disposar de l’autorització de ESCOLTES CATALANS per a la sortida de suports i documents que continguin dades de caràcter personal, inclosos els compresos i/o annexos a un correu electrònic, fora de les instal·lacions de ESCOLTES CATALANS així com adoptar les mesures necessàries per evitar la sostracció, pèrdua o accés indegut a la informació durant el seu transport.

En cas d’haver d’enviar algun d’aquests suports, hauran d’enviar-se en sobre tancat i amb justificant de recepció per a garantir la recepció per part del destinatari autoritzat.

Comunicar al Responsable de Seguretat (enviant un correu electrònic a ec@escoltesc.org amb assumpte “e-mail pel Responsable de Seguretat”) qualsevol anomalia o incidència que s’observi durant el tractament de dades de caràcter personal.

Comunicar a ESCOLTES CATALANS qualsevol sol·licitud d’accés, rectificació, cancel·lació, oposició, supressió, portabilitat o limitació del tractament de dades de caràcter personal, del que puguis tenir coneixement.

Evitar que les dades personals a les que tinguis accés siguin visibles per persones no autoritzades; per això, el dispositiu que utilitzis per al tractament de les dades els hauràs d’apagar o bloquejar quan no hi siguis present.

En cas de dades personals contingudes en suport documental, els documents s’han de guardar en un lloc que no pugui ser visible per tercers no autoritzats.

En l’ús d’impressores, fax i fotocopiadores, retirar la documentació relativa a les dades personals immediatament després de la seva impressió, enviament o còpia evitant l’accés per part de persones no autoritzades.

Destruir documents que continguin dades de caràcter personal utilitzant la destructora de paper habilitada a l’efecte.

En el cas de llençar un suport informàtic (ex: USB, CD, HDD…) es procedirà a la seva destrucció o esborrat, adoptant les mesures necessàries que evitin l’accés a la informació continguda en el mateix o la seva recuperació, o bé es comunicarà al responsable de seguretat perquè adopti les precaucions que consideri necessàries.

Esborrar o destruir fitxers temporals (aquells creats per a la realització d’una tasca concreta) una vegada hagis finalitzat aquesta.

En cas de rebre un suport informàtic que contingui dades de caràcter personal de nivell mitjà i alt, s’haurà de registrar en un document habilitat a l’efecte. El Responsable de Seguretat tindrà a disposició dels usuaris un model de registre d’entrada de suports.

Pel que fa al tractament de dades en suport paper i, especialment, pel que fa a dades de nivell alt:

  1. Queda prohibit l’ús del fax per a la transmissió de dades personals especialment protegides (salut, religió, vida sexual, ideologia, afiliació sindical o creences).
  2. Davant la necessitat de remetre informació per via postal, aquesta haurà de consignar-se en sobre tancat, per correu certificat i amb justificant de recepció per aquells correus postals que continguin dades de caràcter personal especialment protegides (salut, religió, vida sexual, ideologia, afiliació sindical o creences).
  3. S’haurà de complir amb els criteris d’arxiu de suports i documents establerts per ESCOLTES CATALANS que garanteixen la correcta conservació, localització i consulta de la informació continguda en els mateixos i fan possible l’exercici dels drets d’accés, rectificació, cancel·lació, oposició, supressió, portabilitat i limitació del tractament.
  4. Es necessari custodiar i impedir en tot moment que persones no autoritzades puguin tenir accés a informació de caràcter personal mentre aquesta no es trobi arxivada en els dispositius d’emmagatzematge per trobar-se en procés de revisió o tramitació, ja sigui abans o després del seu arxiu.
2)Correu electrònic

El correu electrònic és una eina que ESCOLTES CATALANS posa a disposició del les seves persones col·laboradores, de manera que aquestes no utilitzaran l’adreça de correu electrònic proporcionada per ESCOLTES CATALANS per a usos personals. El seu ús es limitarà a l’estrictament imprescindible pel desenvolupament de la seva activitat dins ESCOLTES CATALANS.

3) Accés als sistemes d’informació, dispositius i ús de contrasenyes:

Tota persona col·laboradora d’ESCOLTES CATALANS ha d’accedir i utilitzar els mitjans posats a la seva disposició per ESCOLTES CATALANS de forma ètica, legal i professional, d’acord amb el principi de la bona fe.

En el cas que pel desenvolupament de les seves funcions requereixi d’un nom d’usuari i contrasenya específics, aquests seran personals i intransferibles, raó per la quals queda prohibida la seva comunicació a tercers, inclosos els propis companys.

En el cas de realitzar un ús indegut dels mitjans informàtics es determinarà l’aplicació del règim disciplinari corresponent.

II.- ABAST I LIMITACIONS EN L’ÚS D’EINES TÈCNIQUES PER AL DESENVOLUPAMENT DE FUNCIONS

ESCOLTES CATALANS disposa d’un sistema informàtic, una xarxa corporativa i uns terminals dels quals n’és propietari i posa al servei del les persones col·laboradores.

Aquestes no estan autoritzades a la instal·lació de software, eines tècniques o aplicacions en els terminals, equips, suports i/o dispositius posats a la seva disposició per ESCOLTES CATALANS. Si requerissin de la instal·lació d’alguna aplicació per a l’exercici de les seves funcions, han de sol·licitar la corresponent instal·lació al Responsable de Seguretat de ESCOLTES CATALANS.

III- ÚS DE LA XARXA D’INTERNET

L’accés a Internet des dels dispositius propietat de ESCOLTES CATALANS està limitat a les activitats directament relacionades amb la funció que el col·laborador realitza a ESCOLTES CATALANS. Per tant, aquest no podrà navegar Internet per a finalitats no relacionades amb la seva activitat, quedant expressament prohibides de forma enunciativa per no limitativa, entre d’altres, les següents actuacions:

  • Accés a xarxes socials, xats, programes de missatgeria instantània o videoconferència personals del col·laborador.
  • Descàrrega d’arxius fora dels adjunts al correu electrònic o d’aplicacions cloud autoritzades per ESCOLTES CATALANS sempre que siguin descarregades dels accessos d’usuaris corporatius.
  • Accés a portals de Streaming d’àudio o vídeo.
  • Accés a aplicacions d’intercanvi d’arxius P2P (Emule, Bittorrent, etc.)
  • Descàrrega, execució o instal·lació de programes, virus, macros o qualsevol altra utilitat o aplicació que puguin causar qualsevol tipus d’alteració en els sistemes de ESCOLTES CATALANS o de tercers.
IV- CONTROLS PER PART D’ESCOLTES CATALANS

ESCOLTES CATALANS utilitzarà les mesures de verificació necessàries dels seus sistemes informàtics per tal de comprovar l’ús realitzat per l’usuari, el seu òptim rendiment i la seguretat de la xarxa.

Activitat a la xarxa:

ESCOLTES CATALANS es reserva el dret de monitoritzar i comprovar, de forma aleatòria i sense previ avís, qualsevol sessió d’accés a Internet iniciada per un usuari a la xarxa corporativa, sempre que es sospiti l’existència d’un risc per a la seguretat de la informació i dels sistemes o la vulneració de les normes per algun usuari.

Correu electrònic:

ESCOLTES CATALANS, podrà, en absència de la persona col·laboradora i per causa justificada (ex: absències per malaltia, vacances) accedir al seu correu electrònic corporatiu o redirigir els missatges entrants a altres col·laboradors, per tal de complir amb l’exercici de les seves activitats i atendre les comunicacions que es rebin per aquest mitjà.

Així mateix, davant indicis d’incompliment de les normes d’ús del correu electrònic corporatiu per part del col·laborador que puguin constituir usos il·lícits, abusius o fraudulents del mateix, ESCOLTES CATALANS podrà realitzar els controls necessaris mitjançant l’accés al compte de correu electrònic corporatiu assignat al col·laborador.

Recursos informàtics:

ESCOLTES CATALANS podrà accedir en qualsevol moment als recursos informàtics que posa a disposició del col·laborador a fi de verificar que aquests estiguin en òptimes condicions per al desenvolupament de les tasques.

En cas que l’usuari incomplís total o parcialment les obligacions recollides en la present Normativa, ESCOLTES CATALANS es reserva la possibilitat d’exercir totes les accions civils, administratives i/o penals que consideri oportunes.

V- RÈGIM D’AUTORITZACIONS.

Manifesto que he rebut una còpia de la Normativa en matèria de protecció de dades d’ESCOLTES CATALANS i que he llegit i comprès tot el seu contingut, assumint la responsabilitat que, com a col·laborador o col·laboradora, he de respectar les normes i processos indicats.

Autoritzacions per a la persona col·laboradora:
  • Utilitzar dispositius portàtils o d’emmagatzematge propis per al desenvolupament de les seves funcions, prèvia verificació de la idoneïtat del dispositiu pel personal tècnic.

Extreure documentació en paper o en suport electrònic (e-mail, dispositiu USB o similar) pel desenvolupament de les seves funcions.

Incloure informacions referendes a ESCOLTES CATALANS en xarxes socials on disposi de perfils corporatius.